Szkolenia Bhp, Sep - CEDEGO chcesz być na bieżąco informowany o nowych szkoleniach? zapisz się do newslettera!
OFERTA KALENDARZ SZKOLEŃ CZYTELNIA PLIKI NAJCZĘSTSZE PYTANIA KONTAKT

STRONA GŁÓWNA > CZYTELNIA > PSYCHOLOGIA PRACY > SKUTECZNE DELEGOWANIE ZADAŃ
CZYTELNIA
PSYCHOLOGIA PRACY
Skuteczne delegowanie zadań
dr Marta Znajmiecka-Sikora
Nigdy nie masz tyle władzy jak w momencie, gdy się nią podzielisz.
J. Adair

Naczelnik wydziału oświaty Henryk, zwany Starym, postrzegany jest w firmie, jako osoba świetnie zorganizowana. Pracę zaczyna wcześnie rano, jeszcze zanim przyjdą inni pracownicy. Jest typem gospodarza i wyznaje zasadę "Pańskie oko konia tuczy". Zna w urzędzie każdy detal, wie, kto za co jest odpowiedzialny, pamięta zakresy obowiązków i wydaje się, że potrafi zastąpić każdego pracownika.

Urzędnikom współpracującym z Naczelnikiem wydaje się, iż cechą charakteryzującą Henryka jest doskonała umiejętność zarządzania czasem. Zwykle ma plan działania na każdy z kolejnych dni. Ma również jasno wytyczone cele i konsekwentnie dąży do ich realizacji. Ale koszty jakie płaci za sukces są wysokie. Wylądował już raz w szpitalu ma oddziale intensywnej opieki medycznej - jego serce się zbuntowało... Niestety, Henryk nie przejął się tym faktem, a w każdym razie nie zmienił ani swoich nawyków, ani nastawienia do pracy!

Piętą Achillesową Henryka jest silne wewnętrzne poczucie kontroli, co skutkuje brakiem zaufania do współpracowników. Henryk jest przekonany, że jak sam czegoś nie dopilnuje albo nie zrobi, to inni sobie z tym nie poradzą. Wydaje się, że jego poczucie omnipotencji uniemożliwia mu zmianę zachowania - on ponosi koszty, a inni z tego korzystają...

delegowanie zadań organizacja pracy Realia ekonomiczne powodują, że człowiek w sytuacji pracy staje wobec problemu wykonywania nadmiernej ilości zadań. Zdarza się że niektórzy z nas wykonują pracę kilku osób. Duża liczba zadań powoduje brak czasu na ich wykonanie, wywołuje stres, co ma negatywny wpływ na jakość pracy.

Rozwiązaniem problemu zbyt dużej ilości zadań może być przekazanie części obowiązków innym osobom. Dotyczy to głównie osób na stanowiskach kierowniczych, jednak w pewnym stopniu również osób zajmujących niższe stanowiska.


Zarządzanie to sztuka wykonywania zadań
za pośrednictwem innych.

Delegowanie pionowe, a delegowanie poziome

Delegowanie ma dzisiaj odmienne znaczenie, niż w przeszłości. Oznacza przekazywanie na niższy poziom prawa do podejmowania decyzji oraz odpowiedzialności.

Klasyczny model delegowania polegał na delegowaniu pionowym, tzn. kierujący wydawał polecenia podwładnym. Delegowanie pionowe było następstwem władzy autokratycznej (formalnej), sprawowanej w organizacji. Władza ta dawała prawo dyktowania ludziom, co mają zrobić. I chociaż przymus przynosi pewne efekty, jednak często są one wątpliwej jakości.

Dzisiaj, w dobie demokracji, coraz większego znaczenia nabiera samodzielna praca w zespole. Równie ważne jak delegowanie pionowe okazuje się delegowanie poziome, które polega na wydawaniu poleceń ludziom, nad którymi nie ma się formalnej władzy. Aktualnie obydwa rodzaje delegowania oznaczają podział pracy, dzielenie władzy i odpowiedzialności z innymi, czynienie ludzi odpowiedzialnymi za ich działania.

Delegowanie jest narzędziem, przy pomocy którego daje się ludziom pełnomocnictwa. Związane to jest z zaufaniem między osobą delegującą, a tym do kogo prośba jest skierowana. Delegowanie przynosi najlepsze efekty, gdy klimat organizacyjny podkreśla rozwój pracownika, jego kreatywność i godność.

Zalety delegowania:
  • delegowanie odciąża i pozwala zdobyć dodatkowy czas na działalność zwiększającą wartość firmy;
  • dzięki delegowaniu uprawnień przestajemy być niezastąpionymi (a to otwiera nam możliwość do awansu);
  • delegowanie rozwija umiejętność rozwiązywania problemów pracowników, promuje ich inicjatywę, samodzielność i kompetencje;
  • delegowanie prac ma często pozytywny wpływ na motywację do pracy i zadowolenie współpracowników;
  • delegowanie uprawnień pozwala nam ocenić możliwości pracowników.

Delegować czy nie? - dylematy delegowania

Dla wielu z nas delegowanie jest dylematem. Musimy zachować to, czego chcemy uniknąć - odpowiedzialność i musimy porzucić to, co chcemy zachować - władzę. Dylemat ten jest często wzmacniany przez czynnik natury psychologicznej - silny opór przed delegacją zadań. Przyczyną oporu może być:
  • niejasność roli, tj. brak wiedzy na temat własnych uprawnień i odpowiedzialności;
  • chęć panowania nad wszystkim;
  • obawa, że podwładny okaże się lepszy niż od nas;
  • własne przeświadczenie, że jesteśmy niezastąpieni i wykonamy zadanie lepiej;
  • lęk przed możliwością popełnienia błędów przez innych;
  • wygodnictwo - chętnie podejmujemy się zadań, które są łatwe, gdyż daje to nam natychmiastową satysfakcję.

Co, kto, dlaczego, jak i kiedy - procedura delegowania

Dobry transfer - kroki delegowania.
  1. Co? - Pomyśl i zaplanuj - co trzeba zrobić.
  2. Kto? - Wybierz odpowiednią osobę.
  3. Dlaczego? - Uzasadnij swój wybór.
  4. Jak? - Określ jak to ma zrobić.
  5. Kiedy? - Określ czas realizacji.

 organizacjadelegowanie zadań organizacja pracy Aby skutecznie delegować należy odpowiedzieć sobie na pięć podstawowych pytań - co? kto? dlaczego? jak? i kiedy? Jeżeli chcemy skutecznie delegować zadanie musimy najpierw zastanowić się, co trzeba zrobić z tym zadaniem, jaki ono ma priorytet. Z dużym sukcesem możemy tu wykorzystać, prezentowaną już wcześniej, zasadę Eisenhowera.

Jeżeli uznamy, że jest to zadanie z grupy B - ważne i nie pilne, możemy częściowo je spróbować delegować, jeżeli zaś jest to zadanie z grupy C, niezbyt ważne ale pilne, powinniśmy delegować je natychmiast.

Następnym krokiem jaki należy wykonać jest wybór kompetentnej osoby do jego realizacji. Jeżeli wiemy, kto będzie najodpowiedniejszy, wtedy powinniśmy podać instrukcję wykonania zadania i przydzielić uprawnienia. Istotne jest uzasadnienie, dlaczego właśnie ta osoba ma to zrobić, zakres i szczegóły realizacji przedsięwzięcia, oraz termin jego realizacji. Warto, znaleźć odpowiednią ilość czasu na przekazanie zadania, przekazanie go odpowiednio wcześnie oraz używanie precyzyjnej komunikacji i sprawdzenie (za pomocą narzędzi skutecznej komunikacji np. parafrazy) czy dobrze zostaliśmy zrozumiani. Istotnym czynnikiem jest również śledzenie przebiegu realizacji zadania i udzielenie wsparcia, kiedy takowe jest potrzebne.

Co można zlecać?

Każdorazowo przed zleceniem zadania warto zastanowić się, w jakiej ćwiartce znajduje się zadanie, które chcemy zlecić. Każde zadanie poza ćwiartką A możemy zlecić częściowo lub w całości. Jakiego rodzaju mogą to być zadania?
  • rozsyłanie wszelkiego rodzaju przesyłek pocztowych;
  • właściwe kierowanie i segregowanie przychodzącej poczty;
  • odbieranie i dostarczanie materiałów;
  • ankietowanie klientów w celu diagnozy ich potrzeb oraz rozpoznania możliwości zwiększenia sprzedaży;
  • aktualizacja i studiowanie publikacji branżowych;
  • aktualizacja baz danych klientów;
  • śledzenie poczynań konkurencji - zapoznawanie się z produktami, usługami, stronami internetowymi oraz publikacjami konkurencji;
  • przeszukiwanie zasobów Internetu;
  • transport i wystawianie materiałów na targach, wystawach, pokazach handlowych;
  • korekta tekstów handlowych, umów sprzedaży, innych pism i materiałów;
  • kontakt z klientami;
  • wyszukiwanie nowych źródeł zaopatrzenia i wiele innych...

Puzzle sukcesu - zamiast podsumowania

"Kiedy sądzisz, że możesz lub, że nie możesz prawdopodobnie masz racje"
H. Ford

Dekalog

Przez kilka miesięcy prezentowaliśmy reguły pomagające w skutecznym zarządzaniu czasem. Teraz nadszedł czas na podsumowanie tego, co do tej pory zostało powiedziane w kontekście zarządzania czasem.

Dziesięć reguł zdobywania czasu wg L.J. Seiwert'a:
  1. Celuj - codzienne zadania dostosuj do wyznaczonych przez siebie celów.
  2. Przygotuj - Każdego dnia przed wyjściem z pracy lub wieczorem, zanim położysz się spać, na piśmie, zaplanuj nowy dzień. Zostaw czas na sprawy nieprzewidziane i rutynowe.
  3. Ustalaj priorytety - Najpierw załatwiaj sprawy ważne - nie bierz się za nieważne i nie daj tyranizować się sprawom pilnym.
  4. Zestawiaj - Podobne zadania zestaw w jednym bloku: telefony, pocztę, spotkania.
  5. Upraszczaj - Zadania trudne dziel na mniejsze kroki. Ustal kolejność i terminy ich załatwienia.
  6. Zlecaj innym - Zlecaj innym pytając siebie: kto? co? dlaczego? jak? i kiedy? Broń się przed złodziejami czasu - mów "nie"
  7. Stosuj parasol ochronny - Nie bądź zawsze osiągalny dla wszystkich! Ustal czas dla siebie i wykorzystaj go.
  8. Uwzględniaj innych - szanuj czas Twoich współpracowników, przełożonych i klientów - nie przekładaj, nie spóźniaj się, nie przeciągaj. Przed spotkaniem ustal cele i limit czasu.
  9. Telefonuj - Ustal odpowiedni czas ma rozmowy telefoniczne, nie przeszkadzaj i oddzwaniaj.
  10. Ciesz się z sukcesów - sprawy załatwione traktuj jako sukces. Nagradzaj siebie i innych.

Obok efektywnego zarządzania czasem istotnym kluczem do sukcesu jest pozytywne nastawienie oraz dobre nawyki.

Umiejętność pozytywnego myślenia.

To, co myślimy o sobie, jak siebie postrzegamy wpływa na nasze życie. Od naszego przekonania zależą nasze osiągnięcia. Wiara w siebie i optymizm wydają się być jednym z najistotniejszych czynników w drodze do sukcesu.

Myślenie pozytywne to cierpliwa świadomość, że istnieje pozytywny aspekt problemu, to mówienie "tak" na to, co zdarza nam się w życiu, to świadomość, że wszystko będzie dobrze, nawet jeżeli teraz są problemy, to stwierdzenie: "Tym razem mi nie wyszło, ale teraz wiem już, czego nie należy robić."

Pozytywnego myślenia można się nauczyć, chociaż nie jest to zadanie łatwe. Podstawową rolę odgrywa tu umiejętność myślenia w kategorii "nieudanej próby", a nie w kategorii "błędu", które ma wydźwięk pejoratywny. Każde wydarzenie jest pewnego rodzaju doświadczeniem. Tak jak moneta - posiada awers i rewers, tak wydarzenia, których w życiu doświadczamy posiadają swoje wady i zalety. Pozytywne myślenie polega na umiejętności dostrzeżenia pozytywów. I chociaż nie jest to zadanie łatwe, czasami wręcz karkołomne, ale jakże rozwojowe!

Dobre nawyki w pracy

Przyzwyczajenia mogą być przyczyną naszego złego zarządzania czasem, ale również mogą być kluczem do naszego sukcesu. Problem tkwi w nawykach. Dobre rezultaty osiągniemy w wyniku stosowania prawidłowych nawyków, złe - jeśli nasze nawyki ograniczają naszą skuteczność.

Nawyk jest wyuczonym zachowaniem, a czynności nawykowe to pewnego rodzaju automatyzmy. Nawyk może ulec zmianie. Pierwszym krokiem do zmiany myślenia jest zmiana nastawienia. Żeby coś zrobić trzeba chcieć to zrobić! Następny krok to zmiana zachowania. Nie należy obawiać się porażki. Osoby, które odniosły sukces znają również smak porażki! Ważne, abyśmy pod wpływem niepowodzeń szybko się nie poddawali. Należy przyjąć odpowiedzialność za swoje poczynania i wyciągać z nich wnioski. I jeszcze jedno - warto otoczyć się ludźmi, którzy odnoszą sukcesy. To motywuje do działania!

Pozytywne rozpoczęcie i zakończenie dnia

Poranna kawa pomoże nam rozpocząć dzień w pozytywnym nastroju. Rozpoczynanie dnia w złym nastroju, wiąże się z utratą dużej ilości czasu. Stracony czas na starcie wywiera na nas presję, co potęguje nasz zły nastrój.

Wskazówki, które pomogą zacząć dzień w dobrym nastroju:
  • zaczynając dzień zastanówmy się czy może spotkać nas coś przyjemnego - może to być drobnostka;
  • zaczynajmy pracę zawsze o tej samej porze i przestrzegajmy tego;
  • przed przystąpieniem do pracy wyznaczmy cele i zadania z jednodniowym wyprzedzeniem, aby nie zastanawiać się od czego zacząć.
Dobre gospodarowanie czasem zależy w równym stopniu od rozpoczęcia pracy w dobrym nastroju, jak i zakończenia w takim samym nastroju. Najlepszym sposobem na podtrzymanie dobrego nastroju jest wykonanie wszystkich wyznaczonych na dany dzień zadań.

W zgodzie z naturą

Wyróżniamy trzy formy działalności ludzkiej - praca, nauka i zabawa. W drodze do sukcesu istotne jest zachowanie równowagi pomiędzy poszczególnymi formami aktywności i zdrowego rozsądku. Być może osoby spędzające w pracy po piętnaście godzin dziennie szybko pną się po szczeblach kariery, ale równie szybko z niej spadają, trafiając - w najlepszym wypadku na oddział kardiologii lub intensywnej terapii, samotni, bez rodziny i przyjaciół....

Doba ma 24 godziny. Bez względu na to, jak jesteś zapracowany powinieneś znaleźć czas przynajmniej na:
  • jedną godzinę relaksu przed snem, aby spokojnie zasnąć;
  • jedną godzinę dziennie na własne hobby czy zainteresowania;
  • pół godziny, przynajmniej trzy - cztery razy w tygodniu na ćwiczenie fizyczne;
  • jedną godzinę dziennie na spokojne spożywanie posiłków.
Minimum cztery i pół godziny dziennie powinieneś być wolny od pracy.

Oprócz ilości czasu poświęcanego na pracę, istotna jest również jego jakość. Człowiek przemęczony popełnia dużo błędów, zapada na różnego rodzaju choroby, jest nieefektywny. Człowiek wypoczęty jest skuteczny i kreatywny. Posiadanie zasobów w postaci rodziny, grona przyjaciół czy hobby pozwala na "ładowanie akumulator ów". Zmiana aktywności powoduje odbudowanie zasobów, uzupełnienie niedoborów, odprężenie po dniu pełnym stresów. Pamiętajmy wiec o zachowaniu równowagi pomiędzy poszczególnymi formami aktywności.

Bibliografia

  1. Bradley C. McRae, (1994) Praktyczne gospodarowanie czasem, Lublin, Wydawnictwo M&A Communikations Polska.
  2. Johns T. (2003) Doskonałe zarządzanie czasem, Poznań, "Dom Wydawniczy REBIS.
  3. Lothar J S., (1999) Jak organizować czas, Warszawa, "PWN.
  4. Mayer J. J., (2001) Organizacja czasu, Warszawa, Wydawnictwo "RM.
  5. Seiwert L. J (1998) Jak organizować czas Warszawa, "PWN.
Artykuł opublikowany w miesięczniku "Bliżej przedszkola" nr 4.79, kwiecień 2008

ZMIEŃ KATEGORIĘ
PRZEJDŹ DO GÓRY STRONYZMIEŃ KATEGORIĘ
EPF prawa autorskie ogłoszenia polityka cookies mapa strony
© 1996-2017 CEDEGO
Szkolenia BHP ŁódźŸ, SEP - CEDEGO