Szkolenia Bhp, Sep - CEDEGO chcesz być na bieżąco informowany o nowych szkoleniach? zapisz się do newslettera!
OFERTA KALENDARZ SZKOLEŃ CZYTELNIA PLIKI NAJCZĘSTSZE PYTANIA KONTAKT

STRONA GŁÓWNA > CZYTELNIA > PSYCHOLOGIA PRACY > PLANOWANIE ZADAŃ CZYLI JAK WŁAŚCIWIE ZORGANIZOWAĆ DZIEŃ PRACY
CZYTELNIA
PSYCHOLOGIA PRACY
Planowanie zadań czyli jak właściwie zorganizować dzień pracy
dr Marta Znajmiecka-Sikora
Planowanie zadań, czyli o tym jak
właściwie zorganizować dzień pracy

"Człowiek planując co rano działania na nadchodzący dzień i wywiązując się z planu, trzyma w dłoni nić, która przeprowadzi go przez labirynt najbardziej skomplikowanego życia"
Victor Hugo

Bożena jest księgową. Związana z przedszkolem od 5 lat.. Pracę rozpoczyna o 8.00, ale zwykle już przed czasem jest na stanowisku. Uznawana przez współpracowników za osobę dobrze zorganizowaną, ale i bardzo zapracowaną.

Dzisiaj Bożena przyszła około 7.30. Zrobiła sobie kawę, usiadła za biurkiem i przeglądała prasę codzienną. Około godziny 8.00 otworzyła Gazetę Prawną. Zapoznała się ze zmianami w przepisach dotyczących podatku VAT. O 8.30 odłożyła gazety i zaczęła przeglądać dokumenty. Spojrzała w kalendarz... Właśnie kończył się miesiąc. Zbliżał się czas robienia comiesięcznych deklaracji. Sprawdzanie rachunków pod względem formalnym i merytorycznym zwykle zajmuje jej dużo czasu, wymaga uwagi i skupienia. Postanowiła więc wziąć się do pracy.

O godzinie 11.00 zadzwonił telefon - Klaudia poprosiła o wykaz rachunków do zapłacenia.

- Zaraz Ci je przyniosę - ze stoickim spokojem odpowiedziała Bożena, po czym wyjęła z szuflady przygotowany poprzedniego dnia wykaz i udała się do gabinetu Klaudii. Po drodze spotkała jednego z rodziców - zatrzymała się, aby porozmawiać z nim przez chwilę.

W drzwiach sekretariatu natknęła się na Panią Lucynkę.

- Bożenko - dobrze, że Cię widzę - potrzebuję zaliczkę na jutro, mam już zgodę dyrekcji, gdybyś była tak miła...

- Dobrze, zaraz się tym zajmę - odpowiedziała Bożena, po czy zostawiła wykaz zaległości, poplotkowała parę sekund z Klaudią i udała się razem z Lucynką, do swojego biura. Była już godzina 11.40.

Jak tylko Panie zdążyły wejść do pokoju zadzwonił telefon. Księgowa z firmy dostarczającej żywność do przedszkola miała kłopoty z bilansem - nie zgadzały się kwoty i ilości towaru z zamówień z danymi na fakturach. Rozmowa trwała około dwudziestu minut. Dopiero po jej zakończeniu Bożena zajęła się przygotowywaniem dokumentów niezbędnych do wypłaty zaliczki....

Lucynka widząc na biurku Bożeny nowy projekt zarządzania finansami przedszkola zapytała, co o nim sądzi. Później rozmowa z tematów służbowych zeszła na temat wakacji i urlopu. Okazało się, że Bożena tak samo jak ona lubi spędzać urlop w górach.

Po wyjściu Lucynki Bożena spojrzała na zegarek - 13.30!

- To nie możliwe - pomyślała i nagle poczuła głód -uświadomiła sobie, że od rana nic nie jadła.

- Trudno teraz muszę coś zjeść - postanowiła. Zmarnowałam cały dzień. Do wyboru pozostało mi albo zabranie pracy do domu albo zostanie po godzinach.... Wstawię wodę na herbatę ....

O godzinie 13.35 znów zadzwonił telefon.

- Bożenko, czy mogę Cię prosić do siebie, to bardzo ważne - głosem nie znoszącym sprzeciwu oznajmiła Klaudia.

Bożena odłożyła nagryzioną kanapkę, wstała natychmiast i poszła do szefowej. Kiedy wróciła była już 16.00. Pod pachą miała trzy grube teczki wypchane rachunkami, a w głowie zadanie "Uporać się z tym do rana!"

Z przedstawionej sytuacji można wyciągnąć jeden wniosek - wydaje się, że Bożena nie miała jasno określonego planu dnia, zapomniała o liście zadań, nie miała określonej strategii działania. Biernie poddała się wydarzeniom, pozwoliła innym realizować swoje zadania, kosztem jej zadań. Skutkiem tego był stres, niewykonana praca, poczucie, że zmarnowała dzień, a na dodatek - konieczność zostania po godzinach.

1. Planowanie

Planowanie polega na myśleniu o czasie przyszłym. To proces, w którym zaczynamy od ogólniejszego spojrzenia na całość naszego czasu żeby później przejść do szczegółów. Właściwe planowanie wykorzystania naszego czasu jest związane z pytaniem o celowość naszych działań. I chociaż wielu przyznaje, że planowanie jest ważne, jednak tylko nieliczni poświęcają mu wystarczającą ilość czasu. Gro osób zamiast planowania od razu przystępuje do działania, co pozwala na obniżenie poziomu napięcia, jednak nie zbliża nas do celu.

Tymczasem badania pokazują, że na zaplanowanie wystarczy poświęcić tylko 1% czasu potrzebnego na wykonanie danej pracy, by zaoszczędzić jedną godzinę dziennie (por. Seiwert, 1998; Bradley, McRae, 1994)).

Planowanie według Kartezjusza

Słynny uczony Kartezjusz, już w roku 1637 sformułował metodę pracy, której podstawowe zasady dotyczące planowania w dochodzeniu do celu nie utraciły znaczenia do dziś. Racjonalna praca według Kartezjusza to polega na:
  1. Sformułowaniu problemu, celu, projektu na piśmie, dzięki czemu:
    • nasze działanie jest ukierunkowane,
    • nasza pamięć jest odciążona,
    • uzyskujemy psychologiczny efekt samomotywacji do pracy,
    • koncentrujemy swoją uwagę,
    • mamy możliwość kontroli podejmowanych działań w ciągu dnia,
    • mamy możliwość uwzględnienia rezerwy czasu na działania nieprzewidziane.
  2. Podzieleniu całego przedsięwzięcia na pojedyncze małe zadania - co skutkuje sporządzeniem listy zadań (technika salami).
  3. Uporządkowaniu tych zadań według priorytetów i terminów - co chroni przed działaniem Prawa Parkinsona (wykorzystujemy tu analizę zadań ABC lub zasadę Eisenhowera).
  4. Wykonaniu wszystkich czynności i kontroli wyników.
Lista zadań

Lista zadań jest zbiorem działań, które prowadzą do realizacji danego krótkoterminowego celu. Aby prawidłowo stworzyć listę zadań musimy dysponować następującymi informacjami:
  • Zadania - jest to zbiór zadań, które mamy do wykonania.
  • Potrzebny czas - aby nie popaść w pułapkę prawa Parkinsona, każdemu zadaniu musimy przypisać określony czas realizacji.
  • Termin zakończenia - należy określić termin zakończenia realizacji zadania.
  • Potrzebne zasoby - należy określić wszystkie środki niezbędne do realizacji zadania.
Planowanie jest decydowaniem o tym, co robić. Ustalenie terminów jest decydowaniem o tym, kiedy to zrobić. Sporządzanie terminarzy jest po prostu ustalaniem czasu wykonywania określonych czynności. Stanowi rodzaj zobowiązania. Rzeczy, które są objęte terminem z reguły się zdarzają i to w określonym czasie. Natomiast zadania, które nie znajdą się w terminarzu mogą nie zdarzyć się nigdy.

Aby monitorować realizację planów i zadań możemy wykorzystać narzędzia używane w zarządzaniu projektami i sporządzaniu planów: wykres osiągnięć, diagram oraz kalendarz.

2. Plany tygodniowe i codzienne

Planowanie tygodniowe daje dłuższą perspektywę i pozwala na umieszczenie większej ilości opcji. Aby planowanie było skuteczne (bez względu na perspektywę czasową) należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
  • Rezultaty - co zamierzamy osiągnąć, innymi słowy, jakie są nasze cele?
  • Działania - co powinniśmy zrobić, aby osiągnąć zamierzone rezultaty?
  • Priorytety - co jest naszym priorytetem?
  • Oszacowanie czasu - ile czasu będzie wymagała każda czynność?
  • Harmonogram - kiedy wykonana zostanie każda czynność?
  • Elastyczność - ile czasu należy mieć w zapasie, aby pozwolić sobie na nieoczekiwane zdarzenia, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć i kontrolować?
Pierwsze trzy pytania kształtują plan pracy, zaś trzy ostatnie - plan czasu.

Plany dnia

Dzień jest najmniejszą i najbardziej przejrzystą jednostką systematycznego planowania czasu. Realistyczny plan dnia powinien zawierać tylko to, co chcemy lub musimy i możemy załatwić w danym dniu. Sporządzenie rozkładu dnia stanowi ważny środek utrzymywania dyscypliny.

Codziennie należy sporządzić nową listę tego, co mamy do wykonania i tego, co chcemy zrobić w wolnym czasie. Ustalamy granice czasowe dla wszystkich zadań. Następnie ustalamy rangę zadań w kontekście pilności i ważności. Warto pamiętać o zachowaniu elastyczności.

W naszym dziennym planie powinny się znaleźć następujące rzeczy:
  • zadania, wynikające z listy zadań na ten tydzień lub miesiąc, w kontekście realizacji celów;
  • sprawy nie załatwione z poprzedniego dnia (uwaga! jeśli zauważysz, że daną sprawę odkładasz kilkakrotnie z dnia na dzień, to może być to oznaka odwlekania);
  • nowe sprawy;
  • telefony i korespondencja;
  • okresowo powtarzające się zajęcia.
Dobry plan dnia jest końcowym produktem pewnego procesu. Składają się na niego następujące elementy:
  • cele,
  • priorytety,
  • uwzględnienie indywidualnego rytmu pracy.
Najważniejszym czynnikiem w planowaniu jesteś Ty sam.

W planowaniu jest jeszcze jedna pułapka - warto pamiętać, iż człowiek nie jest cyborgiem, ani jasnowidzem - jesteśmy ludźmi i nie możemy zapominać o fizjologii oraz o tym, iż nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć.

Aby skutecznie planować należy wziąć pod uwagę fizjologiczną wydolność organizmu do pracy oraz jedną z głównych zasad zarządzania czasem - regułę 60:40.

Reguła 60:40

Informuje nas o tym, że planować powinniśmy jedynie 60% naszego czasu (dnia, tygodnia, miesiąca), a resztę, czyli około 40 proc. należy zostawić na zajęcia niezaplanowane, czyli różne nieprzewidziane zdarzenia oraz spontaniczne potrzeby (np. potrzeba relaksu po trudnym spotkaniu z klientem). Reguła ta jest przydatna zwłaszcza dla tych, którzy nadmiernie planują każdą minutę, narzucając sobie za dużo zadań.

Rysunek 1
Organizacja dnia pracy, szkolenia bhp w łodzi - Cedego

3. Aspekty związane z fizjologią a skuteczne planowanie zadań

Krzywa wydajności

Jakość czasu liczy się bardziej niż jego ilość. Wydajność człowieka podlega w ciągu dnia okresowym wahaniom, zachodzącym w naturalnym i dającym się przewidzieć rytmie. Udowodniono, że w pewnych porach nasz organizm funkcjonuje lepiej, zarówno pod względem psychicznym jak i fizjologicznym (Fontana, 1999). Praca zajmująca w najlepszym okresie funkcjonowania organizmu tylko 10 minut, może zabrać parokrotnie więcej czasu, kiedy zabieramy się za nią w nieodpowiedniej porze.

Wykres 1

szkolenia w zakresie planowania pracy, bhp i sep - Cedego, Łódź

Krzywa wydajności na podstawie REFA (Komisji Badań Nad Pracą) za: Lothar J. Seiwert (1998) "Jak organizować czas"

Na podstawie wykresu można stwierdzić, że szczyt wydajności człowieka występuje przed południem - jest to najwyższy poziom wydajności w ciągu dnia. Po południu występuje spadek wydajności dnia, aby po przejściowym wzroście wydajności wczesnym wieczorem, stale opadać, by dojść do najniższego punktu kilka godzin po północy.

Sowy i skowronki

Najdogodniejsza pora to ta część dnia, kiedy nasz organizm funkcjonuje najefektywniej. Niektóry ludzie najlepiej koncentrują się w porze obiadowej, inni - wczesnym popołudniem.

Z praktyki wiadomo, że mamy do czynienia z dwiema kategoriami ludzi: sowy i skowronki. Jak sama nazwa wskazuje skowronki będą preferowały pracę w porach rannych, rozpoczynają dzień wcześnie, a wykonywana przez nich praca jest najefektywniejsza w godzinach przedpołudniowych. Druga kategoria ludzi to sowy. Dla tej grupy osób najdogodniejsza jest praca w godzinach popołudniowych, a nawet nocnych.

Jednak dla znacznej większości najoptymalniejsza pora na wykonywanie zadań twórczych, związanych z kreatywnością przypada na czas przed 12:00 w południe. Jeżeli wykonywanie zadań najistotniejszych z punktu widzenia realizacji celów i zadań zaplanujemy przed dwunastą w południe, to jest prawdopodobne, że osiągniemy więcej przy mniejszym wysiłku. Ponadto wykonanie najtrudniejszego zadania od rana daje potężny zastrzyk motywacji na pozostałą część dnia.

Życie w zgodzie z biegiem naszego wewnętrznego zegara wydaje się być czynnikiem bardzo istotnym. Warto pamiętać, że człowiek to także biologia, która do normalnego funkcjonowania potrzebuje również relaksu.

Bez względu na to jak bardzo jesteśmy zapracowani powinniśmy znaleźć czas na:
  • jedną godzinę relaksu przed snem;
  • jedną godzinę dziennie na rozwijanie własnego hobby czy też poprawy swojego stanu zdrowia;
  • trzydzieści minut trzy razy w tygodniu na ćwiczenia fizyczne;
  • czas na spokojne spożywanie posiłków.

Wykres 2

Krzywa koncentracji uwagi na podstawie REFA (Komisji Badań Nad Pracą) za: Lothar J. Seiwert (1998) "Jak organizować czas"

Cicha godzina

W harmonogramie dnia należy umieścić czas na tzw. cichą godzinę. W czasie pracy ciągle pojawiające się przeszkody utrudniają wykonanie zaplanowanych rzeczy. Idea cichego czasu jest prosta: należy ustalić blok czasu bez niespodzianek, który umożliwi nam skoncentrowanie się na pracy. Wymaga to wyłączenia telefonów, odmowy przyjmowania gości oraz skierowania prośby do współpracowników, by nam nie przeszkadzano.

Zacznij wcześnie

Większość z nas zna zasadę, że dobrze jest zaczynać pracę wcześnie, ale nie przestrzega jej. Co znaczy zacząć wcześniej:
  • zaczynamy dzień o bardzo wczesnej porze, np. wstajemy rankiem po to, by przed wyjściem do pracy w domu popracować nad projektem, artykułem, rozprawą doktorską;
  • zaczynamy dzień zaraz po przyjściu do pracy, rezygnujemy z kawy, rozmów i czytania gazet;
  • zaczynamy realizację projektów wcześniej niż to było przewidziane, dając więcej czasu na ich realizację.
Kluczem do robienia terminarzy jest wiara, że na wszystko znajdzie się czas i miejsce. Ustalanie terminów pozwala działać celowo.

Grupowanie zadań

Zadania podobne do siebie należy grupować w bloki. Zapobiega to ciągłemu przechodzeniu z jednego do drugiego zadania, co związane jest z ryzykiem nieukończenia któregoś z nich. Grupowanie zadań pozwala na większą koncentrację i większy wysiłek. Poza tym można zaoszczędzić czas przy zadaniach, do których używamy tych samych narzędzi.

Nie zrealizowany plan dnia

Może się zdarzyć, że w danym dniu nie uda nam się zrealizować swojej listy zadań. Są takie dni, kiedy sprawy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć kumulują się. Tak niestety bywa! Nie należy się załamywać.

Jeżeli natomiast nie udaje się nam zrealizować naszej listy zadań przez kilka dni, to trzeba się temu przyjrzeć. W takiej sytuacji należy spróbować odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
  • czy nie za dużo próbujemy zrobić jednego dnia?
  • czy pewne zadania nie zostały zrealizowane dlatego, że w tym czasie jeszcze nie byliśmy gotowi do ich wykonania?
  • czy zadania były precyzyjnie sformułowane?
  • czy mamy kłopoty z podejmowaniem decyzji?
  • czy do realizacji zadań posiadamy wszystkie potrzebne nam informacje?
  • czy z powodu naglących spraw nie lekceważymy procesu planowania?
  • czy u podstaw naszej porażki nie leży - brak wiary w siebie, brak dostatecznej koncentracji na zadaniach, brak dyscypliny wewnętrznej?
Kalendarze, terminarze, organizatory

Podstawowym narzędziem ludzi planujących czas są terminarze. Niewiele rzeczy przysparza tyle radości, co pusty, pełen wolnego miejsca kalendarz, zawierający w sobie mnóstwo obietnic na przyszły rok. O formie i kształcie terminarza decydujemy sami. Rynek oferuje nam szeroką gamę. Możemy wybrać tradycyjny kalendarz, organizator (gdzie tylko wymieniamy wkłady) lub jego odpowiednik elektroniczny. Warto pamiętać jednak, iż mimo pojawienia się dużej ilości elektronicznych narządzi, podstawowe składniki skutecznego planowania i czynienia postępów w pracy nad wybranymi zadaniami i projektami pozostają wciąż takie same. Niezależnie od tego jak zaawansowane jest oprogramowanie, którego używamy do sporządzania planów, okaże się ono bezużyteczne jeśli nie będziemy aktualizowali danych.

Bibliografia:

Bradley C. McRae, (1994) Praktyczne gospodarowanie czasem, Lublin, Wydawnictwo M&A Communikations Polska.
Johns T. (2003) Doskonałe zarządzanie czasem, Poznań, Dom Wydawniczy REBIS.
Lothar J S., (1999) Jak organizować czas, Warszawa, PWN.
Mayer J. J., (2001) Organizacja czasu, Warszawa, Wydawnictwo RM.
Seiwert L. J (1998) Jak organizować czas Warszawa, PWN.

Treść publikacji związana z zarządzaniem czasem została zaczerpnięta ze szkolenia e-learningowego dostępnego na naszej stronie www.egolearning.pl Artykul opublikowany w miesięczniku "BLIŻEJ PRZEDSZKOLA" Nr 3.78 marzec 2008



ZMIEŃ KATEGORIĘ
PRZEJDŹ DO GÓRY STRONYZMIEŃ KATEGORIĘ
EPF prawa autorskie ogłoszenia polityka cookies mapa strony
© 1996-2017 CEDEGO
Szkolenia BHP ŁódźŸ, SEP - CEDEGO