Szkolenia Bhp, Sep - CEDEGO chcesz być na bieżąco informowany o nowych szkoleniach? zapisz się do newslettera!
OFERTA KALENDARZ SZKOLEŃ CZYTELNIA PLIKI NAJCZĘSTSZE PYTANIA KONTAKT

STRONA GŁÓWNA > CZYTELNIA > PSYCHOLOGIA PRACY > NARADY I ZEBRANIA - ZŁODZIEJ CZASU CZY SKUTECZNA METODA WYMIANY DOSWIADCZEŃ
CZYTELNIA
PSYCHOLOGIA PRACY
Narady i zebrania - złodziej czasu czy skuteczna metoda wymiany doswiadczeń
Marta Znajmiecka-Sikora
artykuł opublikowany w miesięczniku "BLIŻEJ PRZEDSZKOLA"


Narady i zebrania - złodziej czasu
czy skuteczna metoda wymiany doświadczeń?

Koniec roku szkolnego, czas narad i zebrań. Podsumowania, statystyki tysiące tabelek do wypełnienia...

Klaudia w tym tygodniu trzy dni spędziła już na różnego rodzaju naradach, a w następnym czekają ją przynajmniej dwa - w tym jedno, gdzie sama jako dyrektor placówki oświatowej, jest osobą prowadzącą.

Klaudia jest bardzo zmęczona tymi ciągłymi spotkaniami i naradami i szkoleniami. Tym bardziej, że dość często zdarza się, że wychodząc z narady uświadamia sobie, że straciła czas i nie dowiedziała się niczego nowego.....

Co zrobić, aby zebranie nie było czasem straconym? Jak zaplanować, zorganizować i poprowadzić je, aby uczestnicy nie mieli poczucia straconego czasu? A może zrezygnować z zebrania i z każdym rozmawiać indywidualnie?

Chyba każdy z nas doświadczył sytuacji bycia uczestnikiem narady lub zebrania, przez które niemożliwe okazało się zrealizowanie zaplanowanych na dany dzień zadań? Czy narady i zebrania należy traktować jako "złodzieja czasu"?

Badania dowodzą, że menadżerowie spędzają około 70% czasu na spotkaniach i naradach. Dwugodzinna narada dwudziestu ludzi to 40 godzin pracy, co stanowi cały tydzień roboczy. Ale to nie wszystko, trzeba jeszcze doliczyć czas i koszty dojazdów oraz tzw. "martwy czas" przed i po zakończeniu narady.

Przyczyną nieskutecznych zebrań jest zwykle brak strategicznego planowania. Często też zapominamy o podatności zebrań na różnego rodzaju patologie, jak np. tendencja do wydłużania się, do zbaczania z tematu, czy "rozluźniania atmosfery", co skutkuje zamianą narady w spotkanie towarzyskie przy kawie.

Mimo, iż praca zespołowa jest uznawana za czynnik niezbędny dla prowadzenia większości przedsięwzięć, należy pamiętać o tym by dokładnie zanalizować każdą propozycję zorganizowania zebrania, zanim zostaną przeznaczone na ten cel jakiekolwiek środki. Skuteczne zebranie to takie, które przynosi pożądany efekt, a jego uczestnicy są zadowoleni z procesu, który doprowadził do osiągnięcia tego efektu. Aby znaleźć uzasadnienie dla organizacji spotkania należy:
  • ustalić cel zebrania,
  • ustalić oczekiwania wobec ewentualnego zebrania,
  • ustalić, czy zebranie jest rzeczywiście najlepszym sposobem osiągnięcia celów i oczekiwań,
  • oszacować koszt zebrania i zestawić go z oczekiwanym zyskiem.
Od organizatora wymaga to dokładnego zaplanowania i wcześniejszych przygotowań. Prowadzenie zebrania zależy od właściwego zarządzania:
  • treścią,
  • przebiegiem,
  • uczestnikami,
  • środowiskiem, w którym się odbywa.
Przeanalizujmy kolejno te elementy. Treść zebrania

Składnikami treści zebrania są:
  1. Cel zebrania - musi być jasno określony i znany uczestnikom. Jest to odpowiedź na pytanie: Czemu się spotkaliśmy? Może to być stworzenie listy zaistniałych trudności, zatwierdzenie budżetu, rozwiązanie konkretnego problemu lub rozpowszechnienie informacji.
  2. Oczekiwania - oczekiwania muszą być realne, np. osiągnięcie minimalnego poziomu wiedzy na temat nowego produktu wymaganego do rozpoczęcia sprzedaży, ustalenie podziału obowiązków podczas realizacji nowego projektu, czy też podjęcie decyzji kupna nowego systemu komputerowego.
  3. Dane - muszą być dokładne i ogólnie dostępne, gdyż to na ich podstawie podejmowane będą wszelkie decyzje oraz ustalane będą przyszłe zadania stojące przed uczestnikami zebrania.
  4. Wynikłe działania - są planem dalszego postępowania będącego rezultatem każdego zebrania. Powinny zostać rozpisane (wraz z terminami) przed zakończeniem zebrania i ponownie rozpatrzone podczas późniejszego spotkania.
Przebieg zebrania

Wśród elementów przebiegu spotkania wyróżniamy:
  1. Porządek obrad - to fundament zebrania. Jest to lista tematów, które zostaną poruszone podczas zebrania, ramy czasowe dotyczące każdej ze spraw oraz spis uczestników.
  2. Asystowanie - wymaga (w zależności od tego, kto jest organizatorem spotkania), aby organizator zebrania sam wziął na siebie obowiązek pomocy innym, albo złożył go na barki współpracownika, podwładnego lub zatrudnionego w firmie specjalisty od danej tematyki.
  3. Prezentacje - są jednym ze sposobów na przekazywanie grupie konkretnych informacji lub pomysłów alternatywnych rozwiązań.
  4. Utrzymywanie odpowiedniego tempa obrad - służy okazaniu szacunku uczestnikom zebrania i podtrzymaniu żywiołowości spotkania. Niestety powszechnie stosowaną praktyką jest oczekiwanie na spóźnialskich - w tej sytuacji nagradzani są ci, którzy się spóźniają, a karane osoby punktualne. Systematyczne powtarzanie tej praktyki prowadzi do wzmacniania zachowań związanych z brakiem punktualności. Ponadto warto pamiętać, iż jednym z elementów budujących atmosferę zaufania jest kończenie zebrania o ustalonej wcześniej godzinie. Sposobem na ułatwienie zarządzania czasem spotkania jest wyznaczenie i przestrzeganie limitów czasowych na pracę nad poszczególnymi punktami porządku obrad.
Uczestnicy zebrania

Aby właściwie dobrać uczestników spotkania, należy wykonać następujące kroki:
  1. Selekcja uczestników - przed naradą czy zebraniem organizator powinien odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
    • Czy potrzebuje całej komisji, czy też tylko niektórzy jej członkowie mogą odegrać kluczowe role?
    • Czy dysponuje odpowiednim zespołem specjalistów dopasowanych do aktualnie dyskutowanych tematów?
    • Czy podmioty, których dotyczą podejmowane podczas zebrania działania, są reprezentowane na sali?
    • Czy istnieją zasadne obiekcje dotyczące zaproszenia danej osoby lub grupy osób?
  2. Przypisywanie czytelnych ról i obowiązków - wyznaczenie osób prowadzących dyskusje, asystenta, sekretarza czy protokolanta, służy podziałowi obowiązków za poszczególne punkty porządku obrad i daje różnym członkom grupy szansę zaprezentowania i podniesienia swoich umiejętności.
  3. Wskazanie osoby przewodniczącej - jasne pokazanie, kto przewodzi zebraniu jest niezbędne do podjęcia jakiejkolwiek decyzji lub działania. Podejmowanie decyzji jest bezużytecznie, jeśli ci, którzy tego dokonali nie mają władzy aby wprowadzić je w życie.
Środowisko zebrania

Niezależnie od tego, czy zebranie jest organizowane w miejscu pracy, czy poza nim, zadbanie o właściwe otoczenie pomaga zapewnić dobry kontakt pomiędzy uczestnikami, atmosferę skupienia i odpowiednie tempo pracy.
  1. Miejsce spotkania - Zebranie może odbywać się na terenie firmy, w hotelowej sali konferencyjnej, w centrum konferencyjnym, w popularnym kurorcie. Miejsce pokazuje uczestnikom, jak oficjalne (bądź nieoficjalne) i jak ważne będzie organizowane spotkanie. Zebranie w biurze zwykle jest bardziej skromne i oficjalne niż spotkania poza nim. Przy wyborze miejsca powinniśmy się kierować charakterem i celem zebrania. Wybierając miejsce na zebranie należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak: wielkość i kształt sali, narzędzia audio - wizualne i elektroniczne, przestrzeń do pracy, oświetlenie, temperatura i wentylacja, kolor czy poziom hałasu.
  2. Ustawienie siedzeń - wpływa na kontakt między uczestnikami i określa, gdzie skoncentruje się energia spotkania. Do najbardziej optymalnych należą łatwe do przestawiania krzesła. Istotne jest zapewnienie optymalnej ilości wolnej przestrzeni, tak aby uczestnicy nie czuli się osaczeni.
  3. Rozmieszczenie zaproszonych osób - Zarówno osoba przemawiająca, jak i każdy uczestnik, powinien widzieć i słyszeć wszystkie osoby z sali. Uczestnicy nie powinni siedzieć naprzeciwko drzwi (odwraca to uwagę od prelegenta) oraz naprzeciwko okien podczas zebrań w ciągu dnia - trudno jest wtedy patrzeć na osobę przemawiającą.
  4. Pomoce audio - wizualne i elektroniczne - służą lepszemu naświetleniu pewnych tematów, przełamaniu schematów lub pozwalają na przedstawienie materiałów stricte wizualnych.
  5. Przerwy na odpoczynek - mają wpływ na produktywność zebrania. Należy pamiętać o krzywej koncentracji uwagi oraz dobowych rytmach dnia. I tak w przypadku dwugodzinnego spotkania przerwa nie jest niezbędna. Zaś w przypadku spotkań całodniowych niezbędne są minimum dwie przerwy.
  6. Zapewnienie dostępu do napojów odświeżających - wpływa na efektywność i nastawienie uczestników. Zadbanie o przekąski jest sygnałem troski o ludzki kapitał.
  7. Brak nieplanowanych przerw - bardzo pomaga w utrzymaniu zebrania na właściwym kursie i zapewnieniu odpowiedniego poziomu koncentracji.
Przed zakończeniem zebrania należy ocenić jego treść i przebieg. Dobry koniec jest równie ważny jak dobry początek. Ocena przebiegu zebrania może przybrać formę ankiety, w której powinny znaleźć się pytania dotyczące poszczególnych etapów zebrania. Można wykorzystać skalę Likerta (ranking skuteczności działań od 1 do 5, gdzie 1 oznacza najmniej a 5 najbardziej efektywne działanie). W ankiecie powinno znaleźć się miejsce na dodatkowe komentarze i uwagi.

Rola osoby przewodniczącej naradzie lub zebraniu

Aby być dobrym przewodniczącym nie wystarczy doprowadzić do podjęcia decyzji. Trzeba też zapewnić, aby takie zebranie nie zabierało więcej czasu niż potrzeba. Dobry przewodniczący zapewnia:
  • ujęcie odpowiednich spraw w porządku zebrania (i rozprowadzenie wszystkich dokumentów przed zebraniem);
  • rozwiązywanie sporów proceduralnych przed zebraniem, a nie w czasie jego trwania;
  • dobrą znajomość przepisów i regulacji prawnych, aby ucinać wszelkie dyskusje na te tematy;
  • rozpoczęcie zebrania o wyznaczonym czasie, bez względu na to, czy wszyscy są obecni;
  • dopilnowanie, aby wszystkie osoby zabierające głos trzymały się porządku zebrania; w przypadku poruszania spraw nie objętych porządkiem, przewodniczący uprzejmie acz stanowczo przerywa dyskusję (np. "to bardzo ciekawe, ale można tę sprawę omówić z ludźmi, których ona tyczy" lub "tę sprawę poruszaliśmy na ostatnim zebraniu, dzisiaj nie będziemy do niej wracać" albo "jeśli chce Pan poruszyć ten temat, proszę umieścić go w porządku następnego zebrania");
  • dokonanie podsumowania i omówienie propozycji;
  • wyznaczenie odpowiedniej ilości czasu przeznaczonego na dyskusję nad dłuższymi punktami; jeśli z ważnych powodów musi ona zostać przedłużona, przewodniczący dokonuje podsumowania i wymusza, aby skupiono się nad konkretnym problemem;
  • obniżanie "temperatury zebrania", gdy zaczyna się ona wyraźnie podnosić; w ostateczności może zawiesić dyskusję nad konkretnym punktem;
  • przypominanie uczestnikom o kosztach każdej minuty zebrania.
Dobry przewodniczący musi poza tym umiejętnie obchodzić się z ludźmi o różnych charakterach, którzy mogą być uciążliwi na zebraniach. Może taką osobą być gaduła, nieformalny lider, czy ktoś, kto za wszelką cenę próbuje na siebie zwrócić uwagę. W takim przypadku prosi się członków zebrania o komentarz tego, co ta osoba mówiła. Agresywnych dyskutantów pyta, czy mają konkretną propozycję. Oponentów prosi się, aby operowali faktami i liczbami. Natomiast uwagi obrażające innych wykreśla z protokołu zebrania.

Zamiast zebrania

Zdarzają się sytuacje, kiedy organizacja zebrania jest niezbędna do realizacji zamierzonego celu, jednak ograniczenia czasowe lub budżetowe uniemożliwiają jego realizację. Rozwój nauki i techniki pozwala na wprowadzenie alternatywnych technik. Wśród nich należy wymienić:

Telekonferencje - czyli zebrania na odległość.

Konferencje prowadzone przez telefon są najstarszą znaną alternatywą dla osobistych spotkań. Nie wymagają stosowania nowoczesnej technologii, są niedrogie i łatwo dostępne. Telekonferencje są najskuteczniejsze w przypadku wymiany niewielkiej ilości informacji w małych grupach - maksymalnie 6 osób.

Wideokonferencje

W dużej mierze przypominają telekonferencje, ale koszty i wymagania technologiczne są znacznie wyższe niż w przypadku klasycznych telekonferencji. Niewątpliwą zaletą tej formy jest fakt, iż zebranie zyskuje wymiar wizualny.

Technika wideokonferencji daje się z powodzeniem zastosować w przypadku zebrań negocjacyjnych, informacyjnych, szkoleniowych oraz spotkań, których celem jest rozwiązywanie problemu lub podejmowanie decyzji.

Zebrania wirtualne

Wraz z rozpowszechnieniem internetu wielką popularność zyskuje komunikacja komputerowa (CMC - Computer - mediated communikation). Poczta elektroniczna jest najprostszym z tych narządzi. Wirtualne zebranie może polegać na wymianie e - maili na dany temat przez ustaloną ilość czasu.

Inną formą wirtualnych zebrań jest czatroom, strona internetowa na której wszyscy użytkownicy mogą wymieniać pomysły w określonych ramach czasowych.

Poczta elektroniczna i czatroomy są szybkie, wydajne, pozwalają uczestnikom na duży stopień kontroli oraz zapewniają wszystkim taki sam dostęp. Wadą tych narzędzi jest jednak to, że nie pozwalają one na zastosowanie porządku obrad ani na kontrolę prowadzącego, ponadto nie pozwalają na bliższy kontakt, co może hamować powstawanie więzi międzyludzkich.

A co w sytuacji, kiedy nie jesteśmy organizatorem zebrania, tylko jego uczestnikiem, a osoba organizująca to spotkanie nie dba o nasz czas? Jeśli uznamy, że zebranie jest dla nas "złodziejem czasu", możemy zrezygnować z uczestnictwa w nim, narażając się prawdopodobnie na gniew przełożonych.

A jak tego dokonać, aby wyjść cało z opresji, tzn. nie wchodzić w konflikt z przełożonymi i nie tracić czasu?

Oto kilka metod:
  • Parcjalne uczestnictwo - uczestnictwo tylko w części dotyczącej naszej pracy - możemy usprawiedliwić się przed przełożonymi, informując ich, że właśnie pracujemy nad ważnym zadaniem i czas jest nam niezbędny do realizacji tego przedsięwzięcia.
  • Zaplecze w postaci przełożonego - użycie przełożonego jako usprawiedliwienia jest możliwe w sytuacji, kiedy ktoś z innego działu proponuje nam uczestnictwo w spotkaniu, na które nie mamy ochoty. Możemy powiedzieć, że w tym czasie mam umówione spotkanie ze swym przełożonym i nie jesteśmy w stanie tego zmienić.
  • Metody alternatywne - takie jak telefon czy komputer (była o nich mowa już wcześniej).
Bibliografia:

Bradley C. McRae, (1994) Praktyczne gospodarowanie czasem, Lublin, Wydawnictwo M&A Communikations Polska.
Johns T. (2003) Doskonałe zarządzanie czasem, Poznań, Dom Wydawniczy REBIS.
Lothar J S., (1999) Jak organizować czas, Warszawa, PWN.
Mayer J. J., (2001) Organizacja czasu, Warszawa, Wydawnictwo RM.
Seiwert L. J (1998) Jak organizować czas Warszawa, PWN.

ZMIEŃ KATEGORIĘ
PRZEJDŹ DO GÓRY STRONYZMIEŃ KATEGORIĘ
EPF prawa autorskie ogłoszenia polityka cookies mapa strony
© 1996-2017 CEDEGO
Szkolenia BHP ŁódźŸ, SEP - CEDEGO